公文書管理プロセスを電子化して職員の業務を効率化

2019年2月4日、富士通株式会社は、東京・渋谷区の公文書を電子化する「電子決裁・文書管理システム」(以下、同システム)を構築したと発表した。

同区は、2019年1月の庁舎移転と、それに伴うICT基盤の整備を機に、電子決裁を含む公文書管理プロセスを電子化することで、職員の業務効率化などを目指している。

また、4月から同システムを本格運用開始するために、同区は、2月1日より順次稼働を開始した。

渋谷区における「電子決裁・文書管理システム」の概要

同システムでは、自治体における公文書の収受から起案・決裁・保管・廃棄までの公文書プロセスを網羅し、決裁履歴管理機能や、電子付箋、効果・分析機能などを標準装備した、同社のパッケージソリューション「FUJITSU公共ソリューションIPKNOWLEDGE V3」を採用することで、同区のほぼ全ての公文書管理プロセスを電子化した。

同システムを導入することで、全庁統一の公文書管理基準を策定し、既存の財務会計システムと連携させ、財務会計決裁を含めて電子決裁化を実現する。

また、従来の紙媒体での決裁では、最多十数か所におよぶ決裁手続きなどにおいて決裁箱に留まる時間や持ち回る手間がかかっていたが、複数の決裁者に対して並行して決裁処理が進められる運用にしたことで、意思決定の迅速化と業務効率化が可能になる。

さらに、ペーパーレス化を推進し、電子化できない添付公文書についても添付公文書ごとの廃棄時期を明示した簿冊ラベルの情報を同システムで管理し、保管・廃棄を適正かつ確実に実施する。

(画像はプレスリリースより)

▼外部リンク

富士通 プレスリリース
http://pr.fujitsu.com/jp/news/2019/02/4.html